Профессиональная компетентность специалистов по обучению персонала в ситуации оптимизации штата сотрудников

Доклад на I Дальневосточном кадровом форуме "Инновационные программы в области кадровой политики"

  Сокращение штата сотрудников предприятий и организаций на сегодняшний день стало одним из наиболее ощутимых проявлений кризиса. Фраза: «выживет тот, кто умеет считать деньги» воспринимается как руководство к действиям и персонал рассматривается в этой связи как один из основных поглотителей затрат. При этом мудрые руководители не забывают о том, что во все времена именно профессионализм работников обеспечивал рентабельность и успешность предприятия. И в таком случае актуальным становится позитивный подход к решению проблемы - оптимизация штата сотрудников.

С другой стороны - квалификация специалистов является заботой руководителя предприятия и в период стабильности экономической ситуации в стране успешные предприятия основательно подходили к данной проблеме, активно развивая систему обучения и развития своих сотрудников. Чтобы обучение и развитие персонала приносило прибыль, были созданы соответствующие инфраструктуры (отделы, учебные центы и т.д.), привлечены или «выращены» из числа своих сотрудников грамотные и квалифицированные специалисты, которые участвовали в реализации системы обучения внутри предприятия.

К числу таких специалистов традиционно относятся три ключевые позиции: менеджер по обучению и развитию персонала, тренинг-менеджер и бизнес-тренер (тренер). Эти специалисты, несмотря на то, что все они активно участвуют в образовательном процессе, выполняют каждый свои специфические функции. Определиться, каким образом оптимизировать этот персонал на наш взгляд может помочь анализ функционала и профессиональных компетенций данных специалистов.

Бизнес-тренер - специалист, реализующий услуги краткосрочного бизнес-образования, с использованием методов интерактивного группового обучения. Основной целью деятельности бизнес-тренера является обучение сотрудников компаний, развитие их деловых навыков, необходимых для работы [Е. Демина]. Такие специалисты мыслят категориями бизнеса с обязательным практическим опытом работы в бизнесе.

Таким образом, тренер в организации или внутренний тренер - специалист, который непосредственно осуществляет обучение персонала. Практика работы с этой категорией специалистов показывает, что предприятия, как правило, предлагают эту должностную позицию своим сотрудникам, хорошо знающим специфику предприятия (например - ассортимент товара или услуг), зарекомендовавшим себя как успешный «продажник» (если говорить о торговых предприятиях) и умеющим устанавливать хороший контакт как с клиентами, так и с другими сотрудниками. При этом далеко не всегда руководство заботится о компетентности такого специалиста в сфере методологии тренинговой работы.

Независимо от того, с какими именно специалистами предприятия приходится работать тренеру, есть определённый уровень профессионализма, которому должен соответствовать тренер, чтобы обеспечить результаты обучения. В этой связи важно четко понимать критерии оценки профессионализма тренера, быть уверенным в том, что квалификации специалиста достаточно для выполнения поставленных перед ним задач.

Компетенции тренера обусловлены спецификой такой формы обучения как тренинг. Тренинг - это интерактивная форма обучения, базирующаяся на принципах динамического обучения - «обучения действием». В процессе тренинга в кратком формате представляется необходимая информация, которая обязательно закрепляется через отработку навыков в практических упражнениях. Основная цель тренинга состоит в развитии конкретных умений и навыков. Такое требование обусловлено тем, что обучение внутри организации всегда сосредоточено вокруг типичных рабочих проблем. Потребности в новых знаниях и умениях носят не обобщенный, а ситуативный характер. Благодаря направленности тренинга на практику уже в процессе обучения человек не только «узнает», но и «делает».

Как отмечают Буравлева Е.П. и Карамышева Е.А., эффективный тренинг всегда направлен не только на профессиональное, но и на личностное развитие сотрудников. В процессе обучения человек не просто овладевает каким-то фактическим материалом, у него формируется стремление к изменениям привычных форм деятельности, поскольку высококлассный специалист должен уметь сам что-то менять, обновлять и чему-то учится. Это связано с тем, что современные организации работают в условиях быстро изменяющейся действительности, умение человека приспосабливаться к переменам и нововведениям жизненно необходимо. Продуктивность сотрудника напрямую зависит от того, насколько эффективно он приспосабливается к новым условиям. Часто именно обучающие тренинговые программы помогают сотрудникам конструктивно использовать свой потенциал для стратегического прорыва организации в целом.

С точки зрения понимания тренинга как процесса, профессиональный тренер должен обладать рядом конкретных компетенций. На сегодня компетенции тренеров активно исследуются, предлагаем познакомиться с Моделью тренерских компетенций, разработанной Российской Академией Бизнес Образования (РАБО) в целях профессиональной аттестации бизнес-тренеров и дополненной нами.

1. Разработка тренинга

• Подробно выясняет потребность в обучении перед разработкой тренинговой программы.

Тренер определяет существенные характеристики профессиональной деятельности участников процесса обучения, проводит исследования, расставляет приоритеты, систематизирует и анализирует информацию.

• Определяет цели программы - изменения в уровне навыков, знаниях, установках.
• Разрабатывает структурированную программу с четко прослеживаемой логикой
• Создает гармоничный дизайн тренинга, умело чередуя различные виды активности
• Предусматривает механизмы оценки эффективности тренинга

2. Проведение тренинга

Навыки презентации:

• Ясно излагает содержание тренинга (бизнеc-технологию)
• Иллюстрирует содержание примерами из своего или чужого бизнес-опыта.
• Связывает смысловые блоки содержания
• Демонстрирует актуальность и применимость бизнес-технологии для конкретного клиента (участника)
• Адаптирует уровень изложения материала к уровню группы, не искажая при этом сути бизнес-технологии
• На собственном примере демонстрирует применение изучаемых бизнес-технологий на практике
• Использует различные медиа-средства - презентации, видео-материал

Навыки управления содержанием тренинга: 

• Четко ставит задачу для выполнения группой (дает инструкции)
• После выполнения задания задает вопросы, согласованные с целью выполнения данного задания
• Фиксирует значимые идеи, звучащие в ходе обсуждения: резюмирует, записывает на флипчарте.
• Дает удовлетворяющие участников ответы на вопросы и возражения
• В конце каждого смыслового блока резюмирует произошедшее, делает выводы и подводит итоги
• Проверяет понимание группой материала

Навыки управления поведением участников их  взаимодействием:

• Управляет временем
• Создает удобное и необходимое для эффективной работы пространство
• Уделяет внимание каждому участнику
• Поощряет участников, мотивирует их на активную работу
• Разрешает возникающие конфликты и снижает неконструктивное напряжение
• Сохраняет спокойствие и самоконтроль при различных проявлениях участников
• Конструктивно реагирует на любое проявление группы
• При необходимости оперативно корректирует исходный сценарий тренинга

Навыки коммуникации

• Быстро налаживает конструктивный контакт с участниками
• Использует обращение к участникам по именам
• Обладает навыками активного слушания и адекватно их использует: уточнение, вопросы, пересказ, дальнейшее развитие мыслей собеседника (проговаривание подтекста)
• Грамотно говорит
• Невербальные проявления соответствуют содержанию речи
• Уместно использует юмор

Навыки обратной связи

• Дает участникам обратную связь по результатам практических заданий и в ходе фасилитации
• При подаче обратной связи соблюдает баланс позитива и негатива
• Описывает действия участников, воздерживается от личностных оценок
• Описывает оптимальный вариант поведения или задает вопросы, побуждающие к его осознанию

3. Формирует и поддерживает тренинговую среду, соответствующую целям обучения

• подбирает методические средства в соответствии с целями обучения
• содержание заданий согласовано с темой тренинга и особенностями организации
• предоставляемая информация подобрана и структурирована в соответствии с темами
• стиль поведения тренера соответствует содержанию и целям тренинга, способствует достижению участниками целей тренинга
• организация пространства и график тренинга, применяемые оборудование и материалы соответствует целям обучения

4. Оценка эффективности и поддержка результатов тренинга

• Оценивает эффективность тренинга на различных уровнях: отношения, знания и навыки.
• Дает рекомендации по применению навыков с учетом специфики компании и конкретной бизнес-ситуации.
• Предлагает пути и способы дальнейшего развития полученных навыков (чтение специальной литературы, практические упражнения, дополнительные программы обучения и т.д.)
• Отлеживает влияние тренинга на изменение поведения участников
• При необходимости проводит пост-тренинговые мероприятия для закрепления полученных на тренинге навыков (коучинг-сессии, встречи по обмену опытом и т.д.)
• При необходимости предлагает новые обучающие программы, органично дополняющие пройденную, и способствующие дальнейшему развитию навыков.

Обобщая вышесказанное можно отметить, что тренер - это специалист, которого можно назвать прикладным, владеет методами пред-тренинговой диагностики, разработки и проведения тренингов на основе интерактивных методов обучения взрослых, методами пост-тренингового сопровождения. Имеет практический опыт работы в бизнес-среде.

Надо также учитывать, что на предприятии в первую очередь необходимы социально-психологические тренинги, тренинги развития конкретных навыков или решения конкретных бизнес-задач, что не является психотерапией. В связи с этим нужно внимательно относиться к образованию и практическому опыту тренера.

Следующее звено системы обучения и развития персонала на предприятии - тренинг-менеджер.

Это менеджер, непосредственно отвечающий за:

• сохранение квалификации сотрудников,
• переквалификацию сотрудников,
• повышение квалификации сотрудников

посредством разработки и реализации программ обучения (в том числе с помощью семинаров и тренингов), стажировок, ротации кадров и т.п.

Формируя план текущего обучения, тренинг-менеджер задействует как внутренние ресурсы компании - внутрикорпоративные программы обучения, так и внешние - открытые тренинги и семинары.

Преимущества корпоративного формата обучения - образовательный процесс организован с учетом всех особенностей организации и готовит сотрудников, максимально совместимых с предприятием и его целями. Дополнительное преимущество - мощный командообразующий эффект, способный иногда оказать решающее влияние на улучшение работы.

Основное преимущество участия в открытых тренинговых программах - возможность получить доступ к моделям деятельности, не отягощенных спецификой конкретных видов деятельности, что помогает по-новому взглянуть на привычные бизнес-процессы, лучше понять, как и что именно можно изменить в работе компании для улучшения результатов её деятельности.

Непосредственно в компетенцию Тренинг-менеджера входит выбор тренинговой компании, согласование обучающих программ, организация обучения и изучение его результатов.

Таким образом, тренинг-менеджер - специалист, отвечающий за организацию процесса обучения персонала в целом. При этом надо понимать, что существует множество форм и методов обучения и сам по себе тренинг не является универсальным методом. Правильное построение системы обучения персонала - это в первую очередь компетентность в формах повышения квалификации и умение эффективно их использовать.

Сегодня на позиции тренинг-менеджеров идут либо тренеры-психологи, у которых превалирует ориентация на интересы конкретного сотрудника, в связи с чем возникает недопонимание интересов компании и бизнеса в целом, либо менеджеры, приобретающие статус наставника, которые в свою очередь не всегда учитывают психологические аспекты процесса обучения. В контексте выбора опытного тренинг-менеджера эффективнее сконцентрироваться на людях с хорошим потенциалом, чем с плохим, но соответствующим опытом.

Отличительная особенность тренинг-менеджера в том, что кроме организаторских (менеджерских) способностей и навыков он должен сам быть тренером. И озвученные ранее компетенции тренера применимы и к нему.

Ключевые компетенции тренинг-менеджера связаны в первую очередь с знаниями организационного поведения и управления персоналом в целом; практическими навыками по организации обучения на предприятии активными методами, оценки эффективности тренинговых программ, методов бизнес-тренинга; иметь собственно тренерскую подготовку.

Основной функцией менеджера по обучению и развитию персонала является обеспечение непрерывного процесса обучения и развития сотрудников предприятия. Если учесть, что в основе непрерывности процесса заложен системный подход, то компетенции менеджера соответственно обусловлены задачами его профессиональной деятельности - создание эффективной системы корпоративного обучения и развития персонала.

1. Определение потребности в обучении сотрудников предприятия. Знание различных методик оценки персонала, методов профессионального тестирования, сбора ожиданий, основ организационной диагностики и умение все это применять на практике.

2. Разработка, организация и проведение внутренних обучающих программ.

• Выбор формы занятий и методов обучения. Разработка процедур и стандартов обучения;
• Планирование периодичности и режима обучения;
• Администрирование процесса обучения - организация документационного сопровождения обучения и обеспечения всем необходимым (подготовка помещения, оборудования и т. д.), своевременное информирование обучающихся и преподавателей о любых изменениях, составление графика работы и т.д.

3. Анализ, выбор и обоснование внешних программ обучения.

4. Организация и управление системой адаптации, наставничества и стажировок сотрудников.

5. Оценка эффективности программ обучения.

6. Анализ результатов обучения.

7. Формирование кадрового резерва.

8. Управление бюджетом обучения.

Таковы ключевые характеристики специалистов отдела обучения и развития персонала предприятия. Задача оптимизации штата этих сотрудников предполагает помимо сокращения численности сотрудников еще и уточнение функционала. Нужно помнить, что возлагая на одного сотрудника функции и менеджера по обучению и развитию персонала, и тренинг-менеджера, и тренера, влечет за собой смешение компетенций этих специалистов, что заведомо снижает эффективность не только системы обучения и развития персонала, но и предприятия в целом.

Если говорить о необходимости выбора между имеющимися сотрудниками стоит обратить внимание на факторы, влияющие на эффективность принятия такого решения.

• Общая численность сотрудников предприятия. Нужно помнить о том, что «один в поле не воин», другими словами - оставляя одного специалиста по обучению, вы влияете на системность и периодичность обучения.
• Финансовое положение предприятия. Возможность решать задачи обучения сотрудников силами внутренних специалистов всегда дешевле, чем с привлечением внешних бизнес-тренеров.
• Профессиональная эффективность выбранного специалиста. Оставляя, к примеру, в штате сотрудника, который является тренером и, возлагая на него в дополнение менеджерские функции, рискуете вскоре потерять и этого сотрудника. Причина в том, что как было сказано выше, тренер - прикладник, получающий удовлетворение от процесса создания и проведения тренинга. Учитывая, что количество тренингов проводимых им значительно снизится в связи с возложенными на него организаторскими задачами, он достаточно быстро потеряет интерес к такой работе, и будет искать другие возможности применения своих тренерских талантов.

Выбор как всегда за руководителем предприятия! И остается только пожелать удачи в таком непростом деле как оптимизация штата специалистов по обучению и развитию персонала.